律师计时背后的辛酸

痛点密布

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作者：郑玮

工作单位：iCourt

个人微信号：lawyerzhengwei

最近网上流传甚广的一张图片，或许是我们对律师计时工作制度的第一印象，也曾经对涉外律师动辄每小时几千块的计时单羡慕不已。随着国内律师事务所一体化管理程度的不断提高，不少律所都准备或正在团队管理中加入律师工作计时制度，但也有一些实践过计时制度的律师对此叫苦不迭，认为不仅增加了工作量，还对提高工作效率效果甚微。律师工作计时制度，究竟是专业化团队提高运行效能的必备良药，还是让律师们事半功倍的小恶魔？

对工作进行有效的时间管理，重要性是不言而喻的。律师执业能力的提高，在一定程度上就体现在从事同样工作的时间缩短。而随着执业经验的丰富，有限的工作时间不仅要花费在案件或项目的办理上，更需要投入到团队建设与管理、市场开拓与维护、专业学习与提高上，在越来越多事务应接不暇时，恨不得一天变成25个小时。

好的时间管理者，不仅能提高单位时间的工作效率，更能在各项事务涌来时安排得当、从容应对。而时间管理的基础，便是正确的做好时间记录，并加以分析、改进和提高。

既然工作计时好处明显，为何律师们对此唯恐避之不及呢？恐怕是因为以下一些误解。

一、计时必须要精确到分钟？不，区块化计时或许更好！

首先需要明确的是，正确计时不等于精确计时。曾听闻某律师介绍说，“我们现在实施的精确计时管理，以0.1个小时为单位，也就是每六分钟的工作都会记录。”或许这位律师没有考虑过团队内小伙伴们，为了实现精确计时所附加的成本。

一味追求计时的精确性，并不现实。由于缺乏有效的随时计时习惯和随身计时工具，一旦工作饱和或离开办公桌，很多律师的计时单都是在每天或每阶段工作完成之后进行补录。结果就是，一般律师计时记录只有一个大致时间区间，而非精确。如果要求律师在每天晚上按六分钟为单位回忆自己的当天工作，难度和准确度都可想而知。不仅徒增计时成本，也由于计时不准确而难以实现计时的目的。

那到底什么是计时的目的呢？首先是为了进行有效的回顾和管理。以这个标准考量便知，过于碎片化的工作，其实并不具备回顾和管理的必要。有一位律师朋友曾经问我，每次客户打电话，长则十几分钟，短则三五句话，是否都要记录下来？当时我的建议是，对于三十分钟以内的事项，与其记录这则电话时间，不如将电话中的工作安排计入待办事项。而0.5个小时也是我建议的最小计时单位。

风靡全球的番茄工作法，也是以三十分钟作为一个番茄钟，“25分钟工作+5分钟”适当放松的组合，有助于提高工作中的专注度，排除非紧急的干扰项，也能提高工作效率。如果你试过一天8小时工作中有十个完整的番茄钟，就会发现远比一边写着文件、一边回着微信的效率高出不少。我们中的绝大多数人，工作事项还远没有繁杂到需要不停适应别人工作进程的状态，而面对每天支离破碎的工作安排，“总有别人打断”更多是一种注意力不集中的借口。

每天结束时总结一下，究竟有多少集中高效的工作时间，更体现了时间管理的意义。时间管理中最重要的两个维度就是重要程度和紧急程度，而什么事是既重要又紧急的呢？就是当下之事。

二、只有案件工作需要计时？不，所有与工作相关的事项计时或许更好！

有的律师认为，只有业务时间需要记录，因为这些时间是可以计入账单的；而那些参与市场活动、所内建设以及个人学习时间，并不是billable hour，大可不必记录下来。如果你还是一个单打独斗的律师，或许可以，但如果想要组建团队以至发展成一体化管理的律所，那么与工作有关的一切事项，都应该纳入时间管理的范围。

iCourt的CEO采那曾在合伙人会议上说过，合伙的本质就是合伙人的时间并不归自己所有，而是归全体合伙人共有。律师的合伙，不仅在合伙人，在团队内所有人员之间，最重要的就是投入时间精力在协作上。因此，参与公共事务“管闲事”的时间，也是考量一个团队向心力和团队成员凝聚力的重要指标。

我对自己工作以来的时间进行统计：当作为律师助理时，工作时间80%-90%都投入在具体业务办理上，10%左右的时间，用于各类型的学习活动。当成为出庭律师后，案件工作时间所占比例下降到65%左右，剩余时间中团队建设、市场活动和个人学习三分天下，更为频繁的对外接触，拓宽视野的同时也引入了更深的思考，团队内部加强分享指导，使得梯队建设成为可能。而成为团队负责人以及合伙人之后，业务总时间不降反增的情况下，比例却进一步减少，50%左右时间投入团队事务中，通过帮助团队其他成员，提高整体工作能力。

三、计时只是把时间和内容记下来？不，分类整理和记录同样重要！

简单如Excel计时，至各种辅助计时软件，大部分人使用时都是简单的记录时间和事项内容，而往往忽略了分类或标签功能的重要性。如果不在记录同时就及时分类整理，所有的时间记录都只是无规则的原始数据，其中用于管理和提高的价值也无法突显。

在上文中也提到了，律师工作一般分为分为案件（项目）工作和所务工作。案件（项目）项下根据不同业务类型或流程划分5到8个类别，所务之中划分市场活动、学习研究、团队管理与协作等类别。和计时一样，切忌把统计类别列得太细，比如案件工作分成十几种，不仅在统计时毫无意义，也提高了计时统计的复杂度。

每当到了年中或年底总结的时候，律师都会感叹，我的时间去哪儿了？这种忧虑其实每个律师都有，如何进行有效的计时统计及对应的调整措施，从而增强时间管理的效果。以我自己的计时为例，诉讼业务往往有一定的周期性，特别是二审和再审业务，统计发现7、8月份工作量明显较年初年底减少。为了有效利用这段业务相对淡季的时间，我们团队将业务研究、知识管理、产品研发主要放在这个时间段，我们也笑称自己是诉讼业务中的“晴耕雨读”。而集中在这个时段，也更有利于产品产出，以前团队中大部分的文章、出版书籍几乎都是在这几个月份完成。记录的不是时间，而是你的努力和成长！

四、计时只是一项个人任务？不，计时是为了团队更好地协作！

团队一体化管理最大的益处就是分工和协作，而通过工作计时能有效检验协作的效果。仍以诉讼案件为例，我会在团队中指定一位辅庭律师作为案件的主承办人，其他团队成员配合其完成案件工作。承办律师要对案件投入更多的经历，提高对案件的责任心，并且在案件中学习如何组织团队协作。

从计时层面，每位律师在其主办案件中投入的时间精力必须达到甚至超过团队在该案件总计时的60%。而从计时的类别统计，除案件的所有工作外，相关知识的大数据检索、理论研究和案件知识管理工作，都是由承办律师负责。在一个案件结束后，这位律师也会迅速成长为该领域的小专家，有着触类旁通的知识储备基础，也帮助他巩固了自己的专业性。同时，其他律师能够便捷地获得总结好的知识成果，也避免了重复工作。

除了团队内部的分工外，计时和时间安排也能促进团队间的协作。在每个年度的计时中，我们都拿接近10%的案件时间，作为协助其他团队案件的时间要求。从重大疑难案件诉讼方案的确定到庭前讨论和模拟法庭，协助其他团队办案的工作量丝毫不亚于自己团队承办。正是有了时间的保障，才能在一体化的团队中充分体现合伙人真正的价值所在。

五、计时是件特别麻烦的事？不，一切都会因为Alpha而轻松简单！

工作计时，开始很容易，坚持很难。无论是每天点选录入还是定期分类统计，都让时间管理的受益在计时的巨大投入前显得微不足道。

在研发Alpha的计时模块时，我们将自己和律师们对计时的全部吐槽一一分析、破解。这款最聪明的律师工作软件，将会集自动记录、随时统计、智能分析为一体，让计时变得轻松简单，也让律师的每一分钟的工作时间发挥最大的价值。

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