香港国际仲裁中心发布《仲裁庭秘书使用指南》
香港国际仲裁中心（HKIAC）正式发布《仲裁庭秘书使用指南》中文版。该《指南》英文版于2014年6月1日推出，对仲裁庭秘书的任命、免除、报酬和职责等方面有详细的规定。自生效以来，《指南》在多起HKIAC仲裁案件中被当事人采纳。其可与HKIAC仲裁庭秘书服务配套使用，作为HKIAC秘书处成员担任仲裁庭秘书的任命条款。
以下为《指南》的中文全文。《指南》还可在HKIAC网站上下载。
仲裁庭秘书使用指南
于2014年6月1日生效
1. 适用范围和一般规定
1.1 当事人可在香港国际仲裁中心（下称“HKIAC”）依《香港国际仲裁中心机构仲裁规则》（下称“《机构规则》”）或《联合国贸易法委员会仲裁规则》管理的仲裁中采用本《指南》。当事人若在其他案件中有意采用本《指南》可在与HKIAC商议后使用。
1.2 本《指南》不适用于2013年《香港国际仲裁中心机构仲裁规则》（下称“2013年《机构规则》”）第23.1款和附录4中规定的紧急仲裁员程序。
1.3 本中心可对本《指南》的条款和适用范围作出其认为适当的解释。
1.4 若仲裁庭依本《指南》指定秘书，仲裁庭和该秘书则视为同意在本《指南》第1.5节的限定下遵守以下规定。
1.5 如本《指南》与当事人仲裁协议中的任何规定或适用法律的强制性规定有不一致之处，应以该规定为准。
2. 秘书的指定和免职
2.1 仲裁庭可在与当事各方商议后，在仲裁程序的任何阶段指定或免职仲裁庭秘书。仲裁庭应在考虑案件的情况后，酌情选择一名适当的秘书。
2.2 被选择的秘书应在被指定前:(a)签署一份声明，确认其有协助仲裁庭的时间及其公正性与独立性（下称“《声明》”）；并(b)披露任何可能导致对其公正性和独立性产生合理怀疑的情况。空白的声明表格请见附件。
2.3 仲裁庭应在指定一名秘书前告知当事各方该建议。除非当事人另有约定，仲裁庭应披露秘书人选并将以下文件发送至当事各方并征询其意见：
秘书人选的简历；
《声明》；以及
本《指南》的副本。
2.4 仲裁庭在收到并考虑了当事各方依第2.3节提出的意见后可指定秘书人选。
2.5 HKIAC秘书处成员在按照第2.2节确认其有协助仲裁庭的时间及其公正性与独立性后可被指定为仲裁庭秘书。该秘书处成员在同一仲裁案件中不得担任办案人员。
2.6 仲裁庭秘书的指定于仲裁程序中所有当事人（除随后追加的新增当事人外）收到该指定通知时生效。从HKIAC秘书处中指定的仲裁庭秘书须经HKIAC确认。其他仲裁庭秘书的指定无须经HKIAC确认。
2.7 在仲裁庭秘书被指定后，有意对该秘书的公正性或独立性提出异议的当事人应在收到该秘书的指定通知后15日内或在其知悉或理应知悉第2.2(b)节所述的情况后15日内发出异议通知。
2.8 异议应通知仲裁庭、仲裁庭秘书、HKIAC和所有其他当事人。异议通知应是书面的，并应说明异议的理由。
2.9 仲裁庭应在与当事各方商议后尽快对异议作出决定。仲裁庭无须对其决定说明理由。若异议被采纳，该秘书的指定将被解除。在对异议作出决定前，仲裁庭可继续进行仲裁。该仲裁庭秘书不能参与对异议的决定有关的工作。
2.10 对仲裁庭秘书应适用和仲裁庭同等的公正性与独立性标准。若在仲裁程序中出现可能导致对仲裁庭秘书的公正性与独立性产生合理怀疑的情况，该秘书应立即向当事各方和仲裁庭披露该情况。若当事人就秘书的披露提出异议，将适用第2.7至2.9节规定的程序。
2.11 在根据2013年《机构规则》第28条的规定将两个或多个仲裁合并的情况下，合并后的仲裁庭可在与当事人各方商议后维持现有仲裁庭秘书的指定或指定新的仲裁庭秘书。
3. 职责
3.1 仲裁庭秘书应依照仲裁庭的指示及在其严格的监管下行事。仲裁庭秘书不能超越其被指示的工作范围。仲裁庭应始终为该秘书与仲裁相关的行为承担责任。
3.2 仲裁庭不能将任何决策性的职能赋予仲裁庭秘书，或依赖该秘书履行任何仲裁庭应行使的核心职责。
3.3 除非仲裁庭另有指示，仲裁庭秘书可以履行组织和行政性职责，包括但不限于以下方面：
代表仲裁庭传送文件和通信；
整理和保管仲裁庭的案件资料及查找文件；
组织开庭和会议；
出席开庭和会议；记录或记时；
校对和检查程序令、指令和裁决中的引用、日期与互见条目，以及纠正排印、语法或计算错误；
准备、收集、和发送仲裁庭的账单；以及
处理HKIAC职责范围外的一切组织与行政性事务。
3.4 除非当事各方另有约定或仲裁庭另有指示，在仲裁庭确保该秘书将不履行任何决性策职能和不以任何形式影响仲裁庭决定的前提下，仲裁庭秘书可向仲裁庭提供以下协助：
进行法律或类似的研究；就仲裁庭确定的法律问题搜集判例法及出版的评论；核对当事各方引用的法律依据，以确保其为有关当事人论证议题的最新法律依据。
研究与事实证据或证人证词相关的问题；
准备判例法及出版物摘要，并撰写备忘录以概括当事各方的陈述及证据；
遵照仲裁庭指示查找和收集相关事实材料；
参加仲裁庭审议并作记录；以及
为仲裁庭起草非实质性信函，及仲裁庭指令、决定和裁决的非实质性部分（例如程序历史和事件纪要）。
3.5 除非仲裁庭另有指示，仲裁庭秘书不能与任何当事人进行单方面联系。
3.6 在任何情况下，仲裁庭对仲裁庭秘书作出的准备记录、备忘录或草稿的要求不能免除仲裁庭亲自审核相关档案材料及其起草指令、决定和裁决的实体部分的义务。
3.7 除非当事各方另行约定，仲裁庭秘书负有对仲裁程序及仲裁庭作出的任何决定进行保密的义务。
3.8 仲裁庭秘书无须就其与仲裁相关的任何行为或疏漏承担责任（不诚实的行为或疏漏除外）。仲裁庭秘书无任何义务向任何人就仲裁的任何事项作出说明，且当事人不得要求该秘书在因仲裁而引起的任何法律或其它程序中作为当事人或证人。
4. 报酬
4.1 仲裁庭应与当事人商议后决定仲裁庭秘书的费用。若仲裁庭秘书被免职，仲裁庭应参酌案件情况来决定该秘书就其提供的任何服务所应获得的报酬。
4.2 若仲裁庭的费用按照小时费率计算，仲裁庭秘书亦应按小时收费。该秘书的费用应当分开计算，不计入仲裁庭的费用。
4.3 若仲裁庭的费用按照争议金额计算，仲裁庭秘书的费用则应当计入仲裁庭的费用。若仲裁庭由三名仲裁员组成，除非仲裁庭另有决定，仲裁庭秘书的费用原则上应由仲裁庭成员平均分担。
4.4 HKIAC可在确定仲裁费用预付款时考虑仲裁庭秘书可能产生的费用。
4.5 仲裁庭秘书的合理费用应由当事人承担，并依下列第4.6至4.9段予以报销。
4.6 若因仲裁出行且需离开其经常居所地或工作地的，仲裁庭秘书应当：
就其往返经常居所地或工作地而产生的合理费用在本中心收到并核实收据或发票后获得报销，其中包括机票、火车票、往返机场或火车站的费用。可报销的机票费用仅限于弹性经济舱或商务舱票价。
如需过夜住宿则获每日4,500港币的津贴（若无需过夜住宿则获每日500港币的津贴）。每日津贴覆盖以下费用，这些费用不得另行报销：
酒店住宿（如适用）；
餐饮；
洗衣、干洗、熨烫及其它客房服务；
市内交通（不包括往返机场或火车站）；
通讯费用（电话、传真、网络、邮递等）；和
小费。
仲裁庭秘书领取每日津贴时无需提交收据或发票。有证据显示其因该仲裁而出行即可。
4.7 若因仲裁出行但无需离开其经常居所地或工作地的，仲裁庭秘书应当在HKIAC收到并核实收据或发票后就因该仲裁而产生的以下合理费用得到报销：
往返其经常居所地或工作地的市内交通；和
购买餐饮。
4.8 仲裁庭秘书的复印费可在HKIAC收到并核实收据或发票后获得报销。
4.9 任何已产生但未被第4.6至4.8节涵盖的合理费用可在HKIAC收到并核实收据或发票后获得报销。
4.10 仲裁庭秘书费用通常应与仲裁庭费用同时支付。该费用通常由HKIAC依仲裁庭的指示从当事人的预付款中支付。
4.11 除非仲裁庭另有指示，仲裁庭秘书的费用应以港币支付。
4.12 当事各方应对仲裁庭秘书的费用负连带责任。
案件编号: _____________
仲裁庭秘书接受指定、公正性与独立性声明
（请在空格处勾选）
本签字人在此声明：
姓:____________________ 名:_______________________
不接受任职:
___ 在此声明我拒绝担任题述案件的仲裁庭秘书（您可以另附页告知勾选此项的原因）。
接受任职:
___ 在此声明我接受按照《香港国际仲裁中心仲裁庭秘书使用指南》（“《指南》”）在上述仲裁案件中作为仲裁庭秘书的指派。我在作此声明同时确认我已熟悉《指南》的规定，并且可以担任仲裁庭秘书。我承诺履行《指南》中所有条款的要求。我确认我的日程安排允许我能够在上述仲裁案件的正常进行过程中投入足够的时间，及时、高效地协助仲裁庭推进仲裁程序。
公正性与独立性
（如您接受担任仲裁庭秘书，请同时勾选以下空格之一。勾选何项空格，取决于您是否在过去或现阶段与任何当事人或其代理人存在经济上、职业上或其它方面的直接或间接关系，以及根据下述标准是否必须披露该关系。如对是否披露存有疑问，您应进行披露。）
___ 我公正及独立于各当事人且将保持公正与独立。据我所知，过去或现阶段均不存在任何可能导致对我公正和独立产生合理怀疑并应予披露的情况。
或
___ 我公正及独立于各当事人且将保持公正与独立。但是，鉴于《指南》第2.2(b) 条规定，我请您注意以下我所披露的可能导致对我公正和独立产生合理怀疑的情况（请另附页说明）。
日期：__________________ 签字：__________________