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法制日报全媒体记者 申东 通讯员 马荣

80多名法官,一年怎么办理3万余件案件?面对如此突出的人案矛盾,如何才能更好地缓解繁重的办案压力,有效提高审判质效?

宁夏回族自治区银川市兴庆区人民法院创新思维,通过购买社会化服务,将审判辅助性事务外包为法官减负,为司法提速。2018年,兴庆区法院受理案件34411件,同比上升22.49%,88名法官人均收案391件,但法官及其助理的工作量却同比减少近70%,管理成本与案均成本双双下降,立案效率、送达效率、卷宗整理扫描等辅助事务各项指标均呈现明显上升趋势。

近日,《法制日报》记者深入兴庆区法院,探访审判辅助性事务外包产生如此巨大功效的前前后后。

缓解人案矛盾          外包审辅事务

兴庆区法院年均受案量占宁夏三级法院的七分之一,是受案量最多的基层法院。2018年,面对收结案数双双突破3万件的现状,如何科学配置审判资源,大力提高审判质效,着力破解案多人少突出矛盾,成为兴庆区法院院长王海滨时刻挂在心头的大事。

2018年7月,兴庆区法院两次派出学习考察小组,赴辅助事务外包运行较为成熟的广东省中山市第一法院,带回大量管理模式、实践操作等方面的一手资料,逐渐摸索出适合兴庆区法院工作实际的辅助事务外包工作流程及相关制度。随后,兴庆区法院以公开招标方式,购买社会化司法辅助事务服务。自此,司法辅助事务部门正式进驻兴庆区法院。

司法辅助事物部门采用集约化管理,明确由审判管理办公室对接社会服务方集中管理,将法庭、速录员由过去的分庭室使用,改为审判管理办公室统一管理调配,确保合理分配人员、法庭等。在人财物给予充分保障的基础上,坚持放权不放任,通过分散节点、流水作业、实时监控等举措,加强风险防控。

经过3个月磨合,辅助事务外包工作制度和流程不断健全完善,基本形成符合兴庆区法院实际的审判辅助事务外包工作模板。

专业人干专业事      令法官专注审案

兴庆区法院制定外包公司工作内容、立案、排期、卷宗整理、扫描上传、装订、送达等一系列制度细则,为各审判业务庭与司法辅助事物部门协调配合奠定基础。

同时,抽调选派经验丰富、能力较强的业务骨干担任各分组组长,采取1名外包跟案人员对应两名至3名法官的固定跟案模式,实行上班时间提前半小时,下班时间推迟半小时的考勤制度,要求立案窗口收案必须当日录入,案件送达必须在10天内完成,至多不超过15天,必须每周、每月分别向审判管理办公室报送工作量统计报表等,既做好外包人员与法官的联络衔接,也便于及时发现、反馈和解决问题,保障辅助工作在法官的知悉和掌握下高效便捷开展。

2018年10月,司法辅助事务服务外包公司工作人员多次与各审判业务部门负责人座谈,采取审判庭提意见、外包公司说想法、审管办想办法的模式形成会议纪要,解决了辅助事务外包运行过程中出现的10多个问题,使有限的司法资源和庭审时间用于解决最重要的司法问题,进一步提升审判质效。

“审判辅助性事物耗时又耗力,外包解放了专业劳动力,有效解决了问题。”王海滨说。

让专业的人做专业的事。兴庆区法院根据工作实际,分类管理司法辅助外包人员,通过将审判辅助事务剥离,让法官和助理们充分发挥专业优势专注审案。

在立案环节,立案组外包人员当日受理案件当日录入完毕,绝不让案件信息过夜,录入案件信息的同时即将纸质材料扫描上传,确保信息同步上传、电子卷宗同步生成,让法官第一时间从审判管理系统看到案件全部材料,改变过去从材料接收到录入系统需要三四天的情况。实行审判事务外包以来,司法辅助事务公司派驻立案庭工作人员6名,累计立案13867件,所有案件电子卷宗均随案生成。

针对已经立案的案件,排期组每日上午11时准时领案,按照简易程序和普通程序分别排在10个或15个工作日后,制作案件流转单贴附在卷宗袋上,便于法官及时掌握立案日期、当事人信息、送达排期等情况。案件必须当天排期完毕,流转至每位法官对应的外包跟案人处,跟案人送达成功的卷宗交回排期人员核对开庭信息,及时向法官发送开庭信息,审管办指定速录员后由各庭室内勤签字领取。

外包如同靶向药      扫除送达拦路虎

送达难被称为人民法院提升司法质效的拦路虎,司法辅助事务外包公司如同解决送达难的一剂靶向药。

案件排期后即流转至法官对应的跟案人员送达。按照流程要求,外包人员收案12小时内制作送达文书,10天内出送达结果,法院抽调两名在职书记员协助外包公司直接送达,解决外包送达的身份问题。

送达案件为普通程序的,跟案人员在送达完成确认开庭后预约陪审员,将预约陪审员短信的截屏复印入卷。案件送达完毕后在系统内上传新的送达材料,可以开庭的案件则在送达完成当日流转回排期组。

通过高效率高质量的送达,兴庆区法院排期开庭更为紧凑高效。2018年9月至2019年1月,外包公司新收送达案件4028件,成功送达3784件,成功送达率达93.94%,无一件超10天未送达案件。高效的送达倒逼开庭,外包公司累计排期4639件,开庭数量同比上升48%。今年1月,兴庆区法院启用智能文书系统,含送达文书在内的700余项法律文书自动生成,进一步提高审判辅助效率。

司法辅助事务外包公司卷宗整理工作在各部门办公室进行,要求当面点清案卷,填写一式两份档案领取、归还登记表,提示需补充项目,明确卷宗整理员复印、打码、卷宗转接的具体操作细节。

装订组成立伊始,兴庆区法院便对外包公司员工进行了卷宗装订相关规范的全面培训,外包人员严格按照案卷证据装订粘贴标准的要求装订卷宗,经由质检人员检查完毕后转交归档人员检查归档。所有工作环节的材料交接都有相应表格需双方签字确认,防控风险,确保卷宗安全。

“司法辅助事务外包以来,公司17名卷宗工作人员累计整理卷宗15318册,扫描10337册,装订7038册,初步实现外包服务为审判压力做减法,为工作质量做加法的目的。”王海滨告诉记者。